Du willst deinen Kontaktordner im klassischen Outlook freigeben, doch beim Senden der Einladung erscheint Error while preparing to send sharing message.? Wenn dein Postfach in Exchange Online liegt, passt das zu einem Fehler, den Microsoft am 4. November 2026 dokumentiert hat. Bis die Korrektur dein Outlook erreicht, kannst du die benötigten Rechte direkt am Kontaktordner vergeben.

Warum die Freigabeeinladung scheitert

Beim Teilen eines Ordners sind zwei Dinge zu unterscheiden: die Berechtigung am Ordner und die Einladung, über die der Empfänger ihn öffnen soll. Die bisherige Einladungsfunktion für den Standard-Kontaktordner nutzte Exchange Web Services (EWS). Das ist eine Schnittstelle für den Zugriff auf Exchange. Wird sie in Exchange Online deaktiviert, kann das Senden der Einladung scheitern, obwohl sich Ordnerrechte weiterhin direkt vergeben lassen.

Microsoft schaltet EWS in Exchange Online seit Oktober 2026 schrittweise ab. Die vollständige Abschaltung ist für April 2027 vorgesehen. Das betrifft den Cloud-Dienst; für einen lokal betriebenen Exchange Server gilt dieser Zeitplan zur EWS-Abschaltung nicht.

Passt das Fehlerbild zu deinem Outlook?

  • Du verwendest klassisches Outlook für Windows und das betroffene Postfach liegt in Exchange Online.
  • Du wählst den Standardordner Kontakte des Postfachs. Der Fehler tritt bei der Einladung über Freigeben → Kontakte freigeben auf.
  • Du willst einen Ordner gemeinsam nutzen. Wenn du nur einen einzelnen Kontakt weiterleiten oder eine Kontaktgruppe versenden möchtest, geht es um einen anderen Vorgang.

Stand 6. November 2026 kennzeichnet Microsoft den Fix im Supportartikel zur Kontaktfreigabe als „Fix rolling out“. Die neue Freigabefunktion kommt ohne die betroffene EWS-Funktion aus. Microsoft nennt dort keine konkrete Buildnummer, an der du zuverlässig erkennen kannst, dass die Änderung bei dir angekommen ist.

Workaround: Zugriff direkt am Ordner vergeben

  1. Wechsle im klassischen Outlook zu Personen beziehungsweise Kontakte.
  2. Klicke mit der rechten Maustaste auf den Standardordner Kontakte des richtigen Postfachs und öffne Eigenschaften → Berechtigungen.
  3. Füge den vorgesehenen Empfänger hinzu. Wähle Reviewer beziehungsweise die Stufe für reinen Lesezugriff, wenn er Kontakte nur ansehen soll. Bestätige die Änderung und teile ihm mit, welches Postfach er öffnen soll.

Die Freigabe gilt für den Ordner, nicht nur für einen ausgewählten Kontakt. Prüfe deshalb vorab, ob der Empfänger dessen Inhalt sehen darf. Ändere den Eintrag Standard nicht, wenn du nur einer Person Zugriff geben willst. Bearbeitungsrechte können je nach Stufe auch das Löschen von Einträgen erlauben. Microsoft erklärt die Unterschiede in der Anleitung zu Kontaktordnern und Berechtigungsstufen.

So öffnet der Empfänger den Ordner

Im klassischen Outlook wählt der Empfänger Datei → Öffnen und exportieren → Ordner eines anderen Benutzers. Unter Name wählt er den Besitzer des Kontaktordners aus, als Ordnertyp Kontakte. Nach der Bestätigung sollte der Ordner mit den eingeräumten Rechten geöffnet werden. Die Bezeichnungen können je nach Outlook-Sprache leicht abweichen.

Wenn der Ordner weiterhin nicht geöffnet werden kann

Prüfe zuerst, ob der Besitzer die richtige Person im Adressbuch gewählt hat und ob beide Seiten dasselbe Postfach meinen. Kontrolliere die Berechtigungen nach dem Speichern erneut. Bei externen Empfängern können Freigaberichtlinien der Organisation greifen. Gib dann keine Rechte für alle frei, sondern kläre mit der IT, welche Form der Freigabe erlaubt ist.

Für Administratoren: Ordnerpfad und Rechte mit PowerShell prüfen

Verwende dafür das Modul ExchangeOnlineManagement und ein Konto mit den erforderlichen Exchange-Rollen. Die Anmeldung erfolgt wie in der Microsoft-Anleitung zu Exchange Online PowerShell beschrieben. Ersetze die Beispieladressen durch den Anmeldenamen und die Adresse des Ordnerbesitzers. Diese Abfragen ändern keine Rechte.

Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName 'admin@example.com'
Get-EXOMailboxFolderStatistics -Identity 'besitzer@example.com' -FolderScope Contacts |
    Select-Object Name, FolderPath, FolderType

Get-EXOMailboxFolderStatistics hilft dabei, den tatsächlichen Ordnerpfad zu finden. Der Standardordner kann je nach Postfachsprache etwa /Kontakte oder /Contacts heißen. Verwende im nächsten Befehl den ermittelten Namen. Der Pfad hinter dem Doppelpunkt verwendet Backslashes:

Get-EXOMailboxFolderPermission -Identity 'besitzer@example.com:\Kontakte' |
    Select-Object User, AccessRights

Vergleiche die Ausgabe von Get-EXOMailboxFolderPermission mit der beabsichtigten Freigabe. Ein Fehler bei dieser Abfrage kann auch an einem falschen Ordnerpfad oder fehlenden Administrationsrechten liegen; er sagt für sich genommen nichts über EWS aus.

Woran du erkennst, dass die Freigabe funktioniert

Lass den vorgesehenen Empfänger den Ordner in seinem eigenen Outlook öffnen und prüfen, ob er die erwarteten Kontakte sieht. Teste dafür mit einem unkritischen Kontakt. Wenn der Zugriff funktioniert, die Einladung aber weiter fehlschlägt, ist der direkte Zugang hergestellt; der Einladungsweg muss separat geprüft werden. Nimm eine nur vorübergehend benötigte Berechtigung anschließend am selben Ordner zurück.

Wenn auch der direkte Zugriff scheitert, gib der IT den genauen Meldungstext, Zeitpunkt, Outlook-Version, Postfachart und Ordnerpfad mit. Ein Profil-Reset oder das Reaktivieren von EWS für die gesamte Organisation ist für dieses Fehlerbild kein sinnvoller erster Schritt.